Årsmøtepapirer 2022

  • Innkalling
  • Bakgrunn
  • Tematisk arbeidsoversikt
  • Forslag til nye vedtekter
  • Eksisterende vedtekter
  • Årsmelding
  • Planer
  • Regnskap
Bakgrunn

Bakgrunn og vedlegg til NEONs årsmøte 2022:

Om årsmøtet og vedtak:

I tråd med eksisterende vedtekter har alle som er til stede på årsmøtet forslags- og talerett. Forslag vedtas fortrinnsvis ved konsensus, mens vedtektsendringer krever 2/3 flertall. I prinsippet skal stemmer avgis på vegne av institusjon, men her avviker praksis fra vedtektene. Arbeidsutvalget går ut fra at årsmøtet aksepterer at oppmøtte deltakere har stemmerett. Arbeidsutvalget forbereder og

gjennomfører årsmøtet.

Nåværende Arbeidsutvalg i NEON består av Berit Moltu (Equinor), Alf Håvard Dahl (Nord Universitet), Tore Hafting (Høgskolen i

Innlandet), Arne Bjerke (Crafting House), Mads Dahl Gjefsen (NTNU Samfunnsforskning) og Simon Neby (Universitetet i Bergen). Tor Paulson (Høgskolen i Innlandet) er leder for NEONs sekretariat.

Bakgrunn for sak 4 i årsmøtets agenda: NEON har i lengre tid vært ganske løst organisert, som et nettverk – men ikke som formell

organisasjon. Driften av nettverket og arrangement av konferansene har i stor grad vært en «dugnadsoppgave». I takt med at endringer i landskapet for organisasjonsforskning i Norge og i sammensetningen av personer og institusjoner i NEONs ulike roller, har arbeidsutvalget funnet at det er behov for en strammere organisering av NEON. Arbeidsutvalgets hovedforslag er derfor å formelt etablere NEON som en forening, hvilket stiller noe strengere krav til oppfyllelsen av ulike roller personer og institusjoner som er involvert – uten at det skal medføre merarbeid. Det tydeliggjør og formaliserer arbeids- og ansvarsdeling på en fastere måte, men skal samtidig ivareta NEONs «ånd» og etablerte formål.

Arbeidsutvalget har gjennom det siste året jobbet med et utkast til nye vedtekter, basert på behovet for en tydeligere sementering av

nettverkets styring, organisering, økonomi, arbeidsrutiner og medlemskapsordninger. Formålet er rett og slett å sikre NEONs levedyktighet på lengre sikt, og å gjøre denne mindre avhengig av enkeltmiljøer eller enkeltpersoner. Å oppfylle eksisterende vedtekters idealer og formål har stått sentralt i arbeidet. Forslaget til vedtak i årsmøtet (punkt 4c i dagsorden) skal tolkes dithen at Arbeidsutvalget ønsker årsmøtets godkjenning av forslag til nye vedtekter, og at arbeidsutvalget i det kommende året vil jobbe med å implementere og etterleve disse – selvsagt i tråd med diskusjonene som måtte komme på årsmøtet. Dette vil så følges opp på neste årsmøte, også med eventuelt nødvendige justeringer i vedtekter og tilhørende vedtak. Det er derfor viktig for NEON, ikke minst sett fra

Arbeidsutvalgets side, at nettverkets medlemmer på forhånd setter seg godt inn vedtektsforslaget og at man viderebringer eventuelle synspunkter på årsmøtet.

Under følger tre vedlegg som angår punkt 4c i årsmøtets dagsorden. Den første tabellen er en oversikt knyttet til arbeidsutvalgets

arbeid, dernest følger Arbeidsutvalgets forslag til nye vedtekter, og til slutt følger eksisterende vedtekter.

Tematisk arbeidsoversikt

Tematisk arbeidsoversikt for arbeidsutvalgets vurderinger året 2021-2022.

Innholdet her er ikke førende for årsmøtet, men er lagt ved for å gi innsikt i hva slags vurderinger arbeidsutvalget har jobbet med det siste året.


NEON som Foreining med /utan registrering

0. Valkomite

  • Innstille medlemmer i AU/styre, seretariat,     
  • Samansetjing (Tidsbegrening? Kontinuitet, Antal (?)

1. Årsmøte      

  • Gir mandat til Styre/AU, sekretariat, tidsskrift mm
  • Sikre demokrati
  • Vedtekstendringar vedta
  • Godkjenne rekneskap og årsrapport
  • Neste to års arrangør

2. Styre/AU      

  • Gir oppgåver til sekretariat
  • Innstille sekretariatsleiar?(ev valkomite?)
  • Ansvar for årsmøte, innkalling, ledelse mm
  • Legge fram årsrapport, rekneskap, budsjett i årsmøte
  • Konstituere roller leiar, sekretær etc
  • Samansetjing (antal, periode) Kontinuitet viktig
  • Ein i styret har signaturrett 
  • Sikre/Innstiller neste to års konferanse arrangør
  • Styret kontrollfunksjon til sekretariat
  • Innstille NEON prisen (lokal konferansearrangør)


3. Sekretariat

  • Følgje styret og årsmøtets instruksjonar
  • Mailliste call for papers oppdatere
  • Facebook, sosiale medier kommnikasjon
  • Drifte NEON nettverket (rekruttere institusjonelt medlemskap, følgje opp fakturering etc administrere)
  • Dagleg leiar (prokurist med signaturett)/(forretningsførere eller dagleg leiar ikkje ta opp gjeld etc)
  • Føre rekneskap/årsberetning/budsjett
  • Rolle i styret/AU? Dagleg leiar funksjon, møterett i Styret/AU ikkje stemmerett, men forslagsrett, rapportere status, mm
  • Drifte nettverket (oppdatere medlemsdatabase, nettsider, redaktør innhald nettside, kommunikasjon mm)
  • Skaffe inntekter til drift sekretariat?( institusjonelle bidrag , sende søknader etc )


4. Vedtekter                   

  • Eksisterande er gode, men krev oppdatering til vedtak årsmøte Drammen


5. Medlemmer              

  • Individuelle på konferansen og/eller
  • medlemsinstitusjonar


6. NEON Nettverk        

  • Formålsparagrafen (felles trekk og mangfold, styrek org forsking, norsk i internasjonalt nettverk, utvikle møteplasser, utveklse, årleg konferanse arrangement, felles prosjekt, utveksle forskingsresultat og perspektiv, møteplasser)

 

7. Økonomi      

  • Nettverket: Institusjonelle bidrag?
  • Konferanse: Tidlegare NFR
  • Overskot ståande som buffer til neste lokale arrangement
  • Overskot til sekretariat?
  • Kople medlemsavgift 100 kr/% og konferansedeltaking (nytt pkt)

8. Tidsskrift NOS            

  • Sjølvstendig del av nettverket
  • Inn i vedtekter
  • Separat frå sekretariatat
  • Eigen økonomi
  • Kven eig det? NEON Nettverket?
  • Avtale med forlag?
  • Egen redaktør

9. Konferansearrangør

  • Skal gå på omgang blant institusjonane i nettverket
  • Geografisk lokalt samarbeid blant
  • Lokal autonomi tema, inneiar, sesjonar etc.
  • Sjølvfinansierande
  • Bistand erfaringsoverføring frå Styre /sekretariat?
  • Innstille NEON prisen
  • Overskot overføre til neste lokal arrangør eller nettverk eller tidsskrift


10. Foreining med /utan registrering   

  • Formaliseringsgrada aukar (lettar etterlevelse + økonomi skilje NEON frå ulike underkonti ved universitet, kan ha prosjekt\ regnskap for tidsskrift)
  • Litt stivare/krevjande
  • Banker krev organisasjonsnummer, kan nyttast til å presisere ansvarområder
  • Fagleg organisasjon

11. Revisor       

  • Medlem som ikkje sit i styret men som har same info (regnskapsføring hos dagleg leiar)
  • Revisor kontroll overfor dagleg leiar og styre
  • Årsmøte kan erstatte dagleg leiar og styret
Forslag til nye vedtekter

Forslag til nye vedtekter for NEON til årsmøtet 2022

1. NEON – nettverk for organisasjonsforskning i Norge har som formål: 

1.1  Å synliggjøre fellestrekk og mangfold i eksisterende norsk organisasjonsforskning. 

1.2  Å styrke organisasjonsforskningen i Norge og bidra til sterkere norsk deltakelse og profilering i det internasjonale forskningsnettverket. 

1.3  Å bidra til å utvikle møteplasser mellom forskere, samt mellom forskere og praktikere, og å legge til rette for felles prosjekter og utveksle forskningsresultater og

perspektiver på tvers av fagmiljøer som driver med organisasjonsforskning. 

1.4  Å sørge for at det arrangeres et årlig arrangement – NEON-konferansen – for å bidra til at formålene ovenfor oppfylles.

1.5  NEON kan ellers iverksette og ta initiativ til andre tiltak som kan fremme organisasjonsforskingen i Norge (?)

2. NEON er en faglig forening som bygger på institusjonelt og individuelt medlemskap der medlemmene og hver institusjon bidrar finansielt.

Standardiserte medlemssatser vedtas av årsmøtet.

3. Årsmøtet er NEONs høyeste besluttende organ. Dette avholdes ordinært i forbindelse med den årlige NEON-konferansen. 

3.1  Stemmeberettigede er de som til enhver tid deltar på NEON konferansen.

3.2  Institusjoner som har betalt medlemsavgiften innen årsmøtet har møte- og stemmerett på årsmøtet

3.3  Institusjoner som har betalt medlemsavgiften skal i forbindelse med innbetalingen oppgi hvem som representerer institusjonen ved avstemninger i årsmøtet.

Hver medlemsinstitusjon skal oppgi inntil to representanter (hoved-og vara). Dersom begge representanter er forhindret fra å delta på årsmøtet, kan medlemsinstitusjoner

gi annen person fullmakt til å avgi stemme på vegne av gjeldende medlemsinstitusjon. 

3.4  Alle medlemmer som møter på årsmøtet har forslags-, tale og stemmerett. 

3.5  Utviklingen av NEON baseres på konsensusprinsippet slik at avstemninger om mulig unngås. Medlemmer kan kreve avstemning når drøfting ikke fører til full enighet.

Ved avstemninger på årsmøtet kreves simpelt flertall for at en sak skal avgjøres. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall. 

3.6  Ved valg til verv og styre kreves kun simpelt flertall.

4. Årsmøtet i NEON velger et styre på minst 5 medlemmer som fungerer som nettverkets høyeste organ, med ansvar for å ivareta NEONs formålsparagraf mellom årsmøtene.

Styrets sammensetning skal representere mangfold, og ha minimum to medlemmer fra hvert kjønn. Påfølgende arrangører inkluderes.

4.1  Medlemmer i styret velges blant foreningens medlemmer. Det skal velges mint ett nytt styremedlem på hvert årsmøte.

4.2  Styret konstituerer seg selv med leder og andre funksjoner.

4.3  Styreleder har signaturrett sammen med minst ett styremedlem. 

4.4  Styret utarbeider forslag til agenda for årsmøtet, og styrets leder er årsmøtets møteleder. 

4.5  Styret skal med hjelp fra sekretariatet drive nettverkets løpende aktiviteter, herunder NEON-konferansen og nettsidene til NEON, mellom årsmøtene. 

4.6  Styret skal ha tett kontakt med arrangøren for NEON-konferansen. 

4.7  Styret legger fram budsjett, regnskap og årsberetning for årsmøtet.

4.8  Sakspapirer til årsmøtet skal være tilgjengelig to uker før årsmøtet.

5. NEONs sekretariat

5.1  Spørsmål om endring i sekretariatet kan tas opp av styret. Kun årsmøtet kan avgjøre endring av sekretariat, men styret kan midlertidig innstille og sikre funksjonen mellom

årsmøtene.

5.2  Sekretariatet skal bistå styret og arrangørkomiteen av NEON-konferansen. 

5.3  Sekretariatet skal vedlikeholde, oppdatere og drifte en medlemsoversikt.

5.4  Sekretariatet skal føre regnskap for nettverkets inntekter og utgifter, samt utforme budsjett og årsberetning. 

5.5  Sekretariatet skal tilrettelegge for kommunikasjon i nettverket og fungere som redaktør for innholdet på nettsidene.

5.6  Sekretariatet skal sørge for NEONs arkiv

5.7  Sekretariatet har prokura og bistå i skriving av søknader om finansiering av sekretariatet.

6. NEON-konferansen skal være et selvfinansierende arrangement som lokal arrangør står økonomisk og faglig ansvarlig for. NEONs styre og sekretariatet bistår i

forberedelsene. 

6.1  Tildeling av arrangøransvar gjøres av årsmøtet etter forslag fra styret.

6.2  Lokal konferansearrangør innstiller til NEON prisen.

6.3  Lokal arrangør skal tilstrebe lokalt samarbeid om arrangementet mellom aktuelle lokale institusjoner.

7. NEON kan eige et tidsskrift.

8. Årsmøtet velger en valgkomite bestående av tre medlemmer. Valgkomiteen innstiller kandidater til styret og revisor.

8.1  Revisor er et medlem som ikke sitter i NEONs styre eller sekretariat. Revisor utøver kontroll overfor sekretariat og styre, og utformer revisors beretning, innholdende en

uavhengig kontroll av årsberetning, regnskap og budsjett før framlegg til årsmøtet.

9. NEON etableres som forening med eget organisasjonsnummer.

10. NEON kan etablere et fond der eventuelle overskudd kan settes inn i fremtidige lokale konferansearrangement.

Eksisterende vedtekter

Eksisterende vedtekter for NEON

1. NEON – nettverk for organisasjonsforskning i Norge har som formål: 

1.1  Å synliggjøre fellestrekk og mangfold i eksisterende norsk organisasjonsforskning. 

1.2  Å styrke organisasjonsforskningen i Norge og bidra til sterkere norsk deltakelse og profilering i det internasjonale forskningsnettverket. 

1.3  Å bidra til å utvikle møteplasser, legge til rette for felles prosjekter og utveksle forskningsresultater og perspektiver på tvers av fagmiljøer som driver med

organisasjonsforskning. 

1.4  Å sørge for at det arrangeres et årlig arrangement – NEON-dagene – for å bidra til at formålene ovenfor oppfylles.

2. NEON bygger på institusjonelt medlemskap der hver institusjon bidrar finansielt. Standardiserte medlemssatser vedtas av årsmøtet.

3. NEONs høyeste besluttende organ er årsmøtet. Dette avholdes ordinært i forbindelse med de årlige NEON-dagene. 

3.1  Institusjoner som har betalt medlemsavgiften innen årsmøtet har møte- og stemmerett på årsmøtet. 

3.2  Institusjoner som har betalt medlemsavgiften skal i forbindelse med innbetalingen oppgi hvem som representerer institusjonen ved avstemninger i årsmøtet. Hver

medlemsinstitusjon skal oppgi inntil to representanter (hoved- og vara). Dersom begge representanter er forhindret fra å delta på årsmøtet, kan medlemsinstitusjoner gi

annen person fullmakt til å avgi stemme på vegne av gjeldende medlemsinstitusjon. 

3.3  Enkeltmedlemmer som møter på årsmøtet har forslags- og talerett, men ikke stemmerett ved avstemninger. 

3.4  Utviklingen av NEON baseres på konsensusprinsippet slik at avstemninger om mulig unngås. Representanter fra medlemsinstitusjoner kan kreve avstemning når drøfting

ikke fører til full enighet. Ved avstemninger på årsmøtet kreves simpelt flertall for at en sak skal avgjøres. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall. 

3.5  Ved valg til verv og arbeidsutvalg kreves kun simpelt flertall

4. Årsmøtet i NEON velger et arbeidsutvalg på 5 partnere som fungerer som nettverkets høyeste organ med ansvar for å ivareta NEONs formålsparagraf mellom årsmøtene.

Arbeidsutvalget skal ha minimum to medlemmer fra hvert kjønn. 

4.1  Medlemmer i arbeidsutvalget velges blant de betalende partnerne for et år av gangen. Hvert medlem kan sitte i inntil fem perioder. 

4.2  Arbeidsutvalget velger selv utvalgets leder. 

4.3  Arbeidsutvalgets leder styrer avviklingen av årsmøtet. 

4.4  Arbeidsutvalget skal med hjelp fra sekretariatet drive nettverkets løpende aktiviteter, herunder NEON-dagene og nettsidene til NEON, mellom årsmøtene. 

4.5  Arbeidsutvalget plikter å ha tett kontakt med arrangøren for NEON-dagene 

4.6  Arbeidsutvalget legger fram budsjett og regnskap for årsmøtet.

5. NEON skal leie et sekretariat 

5.1  Spørsmål om endring i sekretariatet kan tas opp av arbeidsutvalget. Kun årsmøtet kan avgjøre endring av sekretariat 

5.2  Sekretariatet skal bistå arbeidsutvalget og arrangørkomiteen av NEON-dagene. 

5.3  Sekretariatet skal vedlikeholde, oppdatere medlemsdatabasen og nettsidene. Sekretariatet skal føre regnskap for alle nettverkets inntekter og utgifter. 

5.4  Sekretariatet skal fungere som redaktører for innholdet på nettsidene.

6. NEON-dagene skal være et selvfinansierende arrangement som arrangøren står økonomisk ansvarlig for. NEONs arbeidsutvalg og sekretariatet bistår i forberedelsene. 

6.1  Tildeling av arrangøransvar gjøres av årsmøtet etter forslag fra arbeidsutvalget. 

6.2  Konkret ansvarsfordeling og framdriftsplan for det årlige arrangementet spesifiseres i eget dokument som godkjennes av årsmøtet.

Årsmelding

Årsmelding for NEON 2021-2022

Årsmeldingen inneholder en beretning om aktiviteter, utvikling, drift og regnskap for forrige NEON-år (november 2021 – november 2022). I tillegg er det satt opp oversikt over til planer for kommende år. Det ønskes et godt årsmøte!

 

Tor Paulson

Leder av NEON-sekretariatet


Utviklingen i nettverket i året 2021-2022

Konferansen

De siste årene har NEON nettverket etablert seg som en konferanse med over 200 deltakere og fjorårets konferanse var den største til

nå med over 250 deltakere. Den ble avholdt 24.-26. november på Lillehammer og hadde som tittel: «Hvordan organisere for en bærekraftig fremtid?» Keynote speakers var: Hervé Corvellec, Oliver Laasch, Kalle Moene og Monica Kostera. Det ble arrangert PhD-dag, Workshop – Grønne forretningsmodeller og INNOFF Studio. Den nasjonale Statsviterkonferansen ble lagt til NEON-dagene. For 2023 er det allerede fastlagt at NTNU skal arrangere NEON konferansen. Ingunn Hybertsen leder lokal arrangørkomite.


Sosiale medier

NEON sin aktivitet i sosiale medier er fortsatt hovedsakelig knyttet til Facebookgruppen som på 3 år har vokst fra runder 300 medlemmer til 928 medlemmer. I tillegg til å promotere og informere om konferansen, så brukes Facebookgruppen for annen informasjon knyttet til fagfeltet, som deling av informasjon om andre konferanser og arangementer mm.


Medlemmene

Vi opplever større spredning fra hvilke institusjoner deltakerne kommer fra enn tidligere. Det gjelder både flere universitet- og høgskoler men også andre fagmiljøer og praktikere innen organisasjon og ledelse. Det er også en økt deltakelse fra nordiske og europeiske land.

Medlemsadresselistene som genereres ut fra deltagere på NEON-dagene, vaskes hvert år, og er nå på 843 personer som mottar informasjon om NEON-aktiviteter på epost.

Sekretariatets rolle

Sekretariatets aktivitet i inneværende år har først og fremst gått til å støtte årets konferansearrangør: USN (Universitetet i Sørøst-Norge, Drammen med Ansgard Ødegård som leder av lokal arrangørkomite. Videre har det vært å aktivt utvide nettverket og sørge for rekruttering inn mot nye fagmiljøer.

AU

Medlemmer i Arbeidsutvalget:

• Berit Moltu, (Equinor)

• Simon Neby, (UIB)

• Mads Dahl Gjefsen, (NTNU Samfunnsforskning)

• Alf Håvard Dahl, (Nord Universitet)

• Arne Bjerke, (Crafting House AS)

• Tore Hafting, (Høgskolen I Innlandet)

I perioden 2021-2022 har arbeidsutvalget arbeidet med spørsmålet om hvordan NEON best kan organisere seg over tid. Konkrete utfordringer er knyttet til oppgave- og ansvarsfordeling, medlemskapsspørsmål, utforming av mandat og roller, kontinuitet og videre utvikling. Arbeidsutvalgets forslag er å organisere og registrere NEON som en forening med et styre valgt av medlemmene. Til dette kommer en tydeligere definisjon av arbeidsdeling og økonomi mellom sekretariat, styre/arbeidsutvalg og konferansearrangører.

Strategiprosessen har hatt som formål å sikre en så robust og bærekraftig organisering for NEON som mulig. To strategisamlinger har blitt avhold, Kobberhaughytta 3-4 februar 2022 og Oslo NTNU 6 mai. Arbeidet har endt opp i forslag til vedtektsendringer, som skal behandles på dette årsmøtet (2022). Ingunn Dahler Hybertsen (NTNU), har i tillegg til AU sine medlemmar, delteke på TEAMS møta til AU (ikkje dagssamlingane) som kontaktperson for neste års NEON konferansen i Trondheim.


Økonomi

Oversikt over inntekter og kostnader fra 2020 og frem til november 2022 (ikke revisorgodkjent):

Inntekter
2016
2021
2022
Overføring fra NORCE

34044

0

0

Sum inntekter

34044

0

0

Utgifter




Strategiseminar Kobberhaughytta 3.-4.2.22

0

0

-20860

Strategiseminar Oslo 6.5.22



-13460

Sum utgifter



-34 320

Resultat

34044

0

-276

Merforbruk pr. november 2022



-276

AU brukte ingen midler i perioden 2020-21 (under pandemien) da det da bare ble avholdt digitale møter. Det var derfor først i inneværende år at det ble avholdt fysiske samlinger, et to-dagers strategiseminar i februar samt endagsseminar i mai. Midlene som er satt opp til drift av AU er nå brukt opp. Det har ikke vært aktivitet for å skaffe nye midler de siste årene.

Planer

Planer for kommende år

Konferanse og jubileum

Planlegge og gjennomføre NEON-dagene 2023 i Trondheim med NTNU og andre relevante fagmiljø i regionen. NEON 2023 vil også inneholde markering av 20-års jubileum for NEON-nettverket.


Iverksetting av vedteksendringer 

Under forutsetning av tilslutning i årsmøtet vil NEONS styre og sekretariat komplettere arbeidet med nye vedtekter fram mot årsmøtet 2023, med formål om å etablere NEON som en forening.


Styrke finansiering

Under forutsetning av tilslutning til vedtektsendringer, vil vi søke å gjeninnføre tidligere praksis om å ha faste institusjonelle

bidragsytere og sponsorer som kan finansiere og sikre aktiviteter i nettverket. Søknadsprosesser mot NFR om støtte vil og bli tatt opp igjen.


Årshjul

Årshjul for hele NEON nettverket utarbeides.


Egen nettside NEON

For å sikre historikk og internt arkiv med referat, årsberetninger etc for NEON vil det bli jobbet med å etablere et eget nettside

for NEON.

Nordisk Open access tidskrift

Det er også et mål å sette fart i de planer vi har for å starte opp et nordisk Open access tidskrift til erstatning for Nordiske organisasjonsstudier som gikk inn for noen år siden. Her står det nå mest på finansiering da det vil kreve mellom 150 000 og 200 000 pr år for å drifte. Men signalene er positive fra fagmiljøene og forslag til Aims and scope og redaksjon er under utvikling. 


Rekruttering av medlemmer

Det vil arbeides videre med rekruttering av flere medlemmer.

Rekruttering av fremtidige arrangører

Arrangører for NEON 2023 er fastsatt, og AU har gjennom året jobbet med å finne arrangører for fremtidige konferanser som vil bli presentert på årsmøtet. Dette arbeidet videreføres gjennom året.